5 killer-tips voor succesvolle meetings

Tip 1: Wie zit erbij?

Bedenk vooraf welke collega’s aanwezig moeten zijn. Het is lang niet altijd nodig om iedereen of een hele afdeling uit te nodigen. Zeker niet wanneer het om een meeting met klanten gaat. Selecteer dus alleen de ‘hoofdrolspelers’. Stel bovendien een agenda op. Dit zorgt voor structuur en voorkomt dat het onnodig lang gaat duren. Daarnaast kunnen de deelnemers zich op die manier goed voorbereiden. Hang of projecteer de agenda ook op het wandbord in de vergaderruimte. Zo herinner je iedereen er nog eens aan wat de bedoeling van deze meeting is. Over voorbereiding gesproken, wandborden zijn bijzonder nuttig! Verzeker jezelf er dan ook van dat er een whiteboard aanwezig is.

 

Tip 2: Eh … hoe is de naam ook alweer?

 

Niets is zo vervelend als je iemands naam kwijt bent. Zo’n voorstelrondje gaat vaak snel en je brein is al tijdens het horen van de ene naam bezig met het voorbereiden op de volgende naam. Je hoort dus wel de naam van de persoon die zich voorstelt, maar je slaat hem niet op. De volgende tip komt van Emma, secretaresse van een klein accountantskantoor: “wij gebruiken altijd badges. Heel handig! Hierop staan dingen als meneer of mevrouw, de voor- en achternaam en de functie van een deelnemer. Je wilt niet weten hoeveel gênante situaties je daarmee voorkomt. Bovendien ziet het er verzorgd uit en als je ze in een uitdeelplateau klaarzet, voelen deelnemers zich ook nog eens extra welkom. Ikzelf heb een sterke voorkeur voor badges met een magneet. Ik draag vaak blouses en voordeel van magneetbadges is dat ze je kleding (en die van de klant!) niet beschadigen. Ik merk ook dat een badge drempelverlagend werkt. Mensen spreken je sneller aan.”

 

Tip 3: Flipovers

Natuurlijk mogen flipovers niet ontbreken. In vrijwel elke vergadering of meeting worden ze gebruikt. Check bij de voorbereiding of je nog genoeg flipoverpapier en stiften hebt. Het gebruiken van flipovers kent trouwens nog een paar verrassende voordelen:

·         het lopen naar een flipover zorgt voor dynamiek;

·         je houdt deelnemers bij de les;

 

·         zelf schrijven is geloofwaardiger, authentieker overtuigender. 

 

Tip 4: Verhoog de concentratie

Als de ruimte waarin de meeting gehouden wordt niet aan bepaalde zaken voldoet, levert dat vaak alleen maar concentratieverlies en irritatie op. Zorg, als het even kan, voor een ruime, prettige vergaderplek. Volgens de Nederlandse werkplaatsnormen voor vergaderruimte dien je uit te gaan van minimaal twee vierkante meter per persoon. De temperatuur moet aangenaam zijn – niet te koud en niet te warm. Denk ook aan de catering. Regel koffie, thee en water voor tijdens de vergadering. Een kleine versnapering is ook lekker en verhoogt de concentratie. En een topper tijdens de zomerdagen: een koelkastje voor een lekker koel glaasje fris. Echt, een vergaderruimte met de juiste ambiance, temperatuur en faciliteiten beïnvloeden de concentratie én het vergaderproces positief.

 

Tip 5: Liever niet op maandag

Hoewel er nog altijd veel op maandag vergaderd wordt, wordt het steeds vaker afgeraden. De maandag wordt door de meeste mensen liever gebruikt om hun mail, planning en acties bij te werken. De maandagochtendmeeting voelt daarnaast vaak als een ingesleten ritueel. Doorbreek het patroon en geef je meeting een flinke boost. Dinsdag en woensdag zijn dan ook veel betere dagen voor succesvolle meetings waarbij je ook nog eens kunt rekenen op een hogere opkomst.

 

Je ziet het: niets staat je meer in de weg om de perfecte meeting te organiseren. En Prixos heeft alles in huis voor een vlekkeloze voorbereiding!

 

 

Dit blog is geschreven door Gabriëlle de Sain:

Ik ben tekstschrijver en eigenaar van Trigger Tekst | Tekstbureau voor ondernemend Nederland.  Dagelijks helpen we ondernemers en kleine bedrijven bij het bereiken van hun doelen. Dat doen we via het schrijven van doel(groep)gerichte content waaronder teksten voor je website, blogs en social media. Ontdek wat we nog meer voor je (bedrijf) kunnen betekenen. Ga naar onze website of neem contact op!
PS: voor Prixos bloggen we over vragen en ervaringen van ondernemers m.b.t. kantoorartikelen.

 

De met een * gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

Ik heb de Privacy verklaring gelezen.