Archiveren, ben jij er al mee begonnen?

De laatste maanden van het jaar staan meestal garant voor een berg archiveerwerk. Het nieuwe jaar zit er aan te komen en voor die tijd moeten we ervoor zorgen dat alles van het voorgaande jaar netjes gearchiveerd is. Kijk jij er tegenop? Niet nodig, want in deze blog beantwoorden we veel gestelde vragen en geeft Erik (webdesigner) een slimme tip waarmee je veel tijd bespaart.

 

Wat moet je bewaren?

Een papieren archief is nog altijd essentieel en voor sommige documenten zelfs wettelijk verplicht. Zo is elk bedrijf verplicht de administratie bij te houden van haar werkzaamheden en financiële gegevens. Statuten, jaarverslagen, aangiften en bijbehorende stukken, facturen en contracten. Er geldt een bewaarplicht variërend van twee tot tien jaar. Contracten moeten gedurende de looptijd bewaard worden. Juristen adviseren echter om ze na afloop nog zeker vijf jaar achter de hand te houden.

Twee soorten archivering

Er zijn twee soorten archivering te onderscheiden: tijdelijke en permanente archivering. Bij tijdelijke archivering moet je denken aan documenten van het afgelopen jaar. Daarover wil je snel kunnen beschikken. Dit soort documenten berg je op in kantoorkasten. Een opbergsysteem, denk aan hangmappen of ordners, is hiervoor het meest geschikt. Documenten die je langer moet bewaren (permanente archivering) berg je liever op in archiefdozen. Maak je ordners leeg en bind ze bij elkaar met bundelbeugels. Om archiefdozen tegen vuil en vocht te beschermen, zet je ze in een archiefrek of kast. In elk geval niet op de grond. Waardevolle documenten? Die bewaar je het best (lees: veiligst) in brandwerende archiefkasten.

 

Derde soort archivering?

Ja, zo zou je het kunnen noemen. ‘Berg dat maar op in file 13’, zei ik vroeger weleens. Natuurlijk bestond er geen file 13 en iedereen wist wat ermee bedoeld werd: in de papiervernietiger ermee! Ik wil maar zeggen, berg niet alles blind op en blijf kritisch. Kan het weg? Vernietig het dan. Wil je zeker zijn dat je de juiste documenten voor de juiste periode bewaart, check dan even internet of vraag een deskundige.

 

Uit de praktijk: zelfstandig webdesigner Erik

‘Eind november komt mijn bestelling binnen. Meestal bestel ik een behoorlijk aantal ordners en archiefdozen. Ook hangmappen en ringbanden gebruik ik veel. Handig om klantinformatie in op te bergen. Ik bestel het allemaal online bij Prixos. Super easy online bestellen, overzichtelijke shop, snelle levering en goedkoop! Mijn gouden tip? Opbergdozen. Sinds vorig jaar bestel ik opbergdozen zodat ik in één keer een hele rits ordners tegelijk kan archiveren. Niks eruit halen en bundelen, gewoon alle ordners in de doos. Dat scheelt een hoop tijd, ongelooflijk! Ik ben trouwens niet duurder uit want Prixos is gemiddeld 30% goedkoper dan Staples en andere grote jongens. Op de ordners zit in deze tijd een extra korting, dus kom maar op met die opbergdozen!’

 

Wat heb je nodig om te archiveren?

Naast hangmappen en archiefdozen, zijn stiften (markers) erg handig. Schrijf op de archiefdozen wat erin zit en probeer daarbij een systeem te hanteren. Je bent niet zo van de stiften? Dan neem je toch een labelwriter? Die kun je overal voor gebruiken. Archiveren wordt een makkie! Nu alleen nog even alles op tijd bestellen.

 

Dit blog is geschreven door Gabriëlle de Sain:Gabrielle-de-Sain

Ik ben tekstschrijver en eigenaar van Trigger Tekst | Tekstbureau voor ondernemend Nederland.  Dagelijks helpen we ondernemers en kleine bedrijven bij het bereiken van hun doelen. Dat doen we via het schrijven van doel(groep)gerichte content waaronder teksten voor je website, blogs en social media. Ontdek wat we nog meer voor je (bedrijf) kunnen betekenen. Ga naar onze website of neem contact op! 

PS: voor Prixos bloggen we over vragen en ervaringen van ondernemers m.b.t. kantoorartikelen.

  

De met een * gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

Ik heb de Privacy verklaring gelezen.