Het wat en hoe van rapportmappen

Om te beginnen raad ik u aan om door het schooljaar heen regelmatig na te kijken of er nog voldoende rapportmappen voorradig zijn. Het is belangrijk dat u er altijd enkele tientallen op voorraad hebt, zodat u ze elk moment van het jaar in orde kan brengen voor nieuwe leerlingen.

Wat de map zelf betreft, heeft u de keuze uit diverse opties:

 

1)      Bedrukte ringbanden 

 

Bent u van plan een groot aantal rapportmappen aan te kopen, omdat u bijvoorbeeld uw huisstijl of logo vernieuwt? Dan is de bedrukte ringband zeker een interessante optie voor u. Bij deze ringband wordt er een gepersonaliseerde film (met bijvoorbeeld de naam en het logo van uw school) op de voorkant van de map aangebracht. Omdat het voorbereiden van deze film veel tijd in beslag neemt, daalt de prijs per eenheid aanzienlijk wanneer u er een groot aantal van aankoopt. Zodra de film klaar is, kan hij immers makkelijk gereproduceerd worden. Wat u natuurlijk niet mag vergeten, is dat deze bedrukking niet aangepast kan worden. Als er plannen zijn om het logo van uw school te veranderen, wacht u dus best nog even om een bestelling te plaatsen. Een ander aandachtspunt is dat de eerste bestelling van bedrukte ringbanden wat meer tijd in beslag neemt, aangezien de bedrukking moet worden klaargemaakt en de drukproef goedgekeurd. Reken toch een drietal weken totdat u de mappen ook daadwerkelijk bij u hebt.

2)      Presentatieringbanden

Presentatieringbanden hebben op de voor- en rugzijde een insteekhoes zodat u de map naar keuze kan personaliseren. Het verschil met bedrukte ringbanden is natuurlijk dat u de look van de map in een handomdraai kan aanpassen. Zo is het een optie om op de voorzijde niet alleen het logo en de naam van de school, maar ook de naam van de leerling en het schooljaar aan te brengen. U kan dit dan jaarlijks aanpassen én de map kan hergebruikt worden wanneer de leerling zijn schoolloopbaan beëindigt. Net zoals bedrukte ringbanden zijn ook presentatieringbanden verkrijgbaar in diverse kleuren en met een verschillend aantal ringen. Kijk vooral dit laatste goed op voorhand na, zodat u geen verandering meer moet aanbrengen in de perforatie van de puntenlijsten.

 

3)      Showalbums

Een showalbum is de goedkoopste oplossing voor uw rapportmappen. Dit soort mappen werkt niet met ringen, maar met insteekhoezen. Het voordeel hiervan is dat de inhoud extra stevig op zijn plaats blijft en er niet zomaar blaadjes kunnen verdwijnen. Albums met 20-30 hoezen zijn het populairst bij scholen, maar ik raad u aan ook enkele dikkere showalbums te voorzien, voor de zittenblijvers …

Dankzij de insteekhoezen op de voor- en rugzijde zijn ook showalbums, net zoals de hierboven besproken ringbanden, makkelijk te personaliseren.

 

4)      Accessoires bij uw rapportmappen

Door puntenlijsten in showtassen te steken, blijven ze netjes en zien ze er ook op het einde van de schoolloopbaan nog onberispelijk uit. Showtassen en insteekhoezen zijn onmisbaar op de administratieve dienst van uw school, zorg er dus voor dat u altijd enkele pakken op voorraad heeft.

Tabbladen zijn dan weer handig om de map in te delen per schooljaar of semester. Er zijn voorgedrukte tabbladen beschikbaar, maar ook hier hebt u de optie om ze te personaliseren. Voor showalbums zijn er trouwens aangepaste, brede tabbladen verkrijgbaar. Om tijd te besparen raad ik u aan de tabbladen meteen samen met de mappen bestellen.

Rugetiketten met de naam van de leerling zorgen ervoor dat u de juiste map snel terugvindt. Let altijd goed op dat u de juiste breedte bestelt. In plaats van rugetiketten kan u ook met labels werken. In dit geval kan u zeker de aankoop van een labelwriter overwegen: zo krijgt u een duidelijk, net resultaat én het gaat een stuk sneller dan alle labels met de hand te beschrijven.

 

5)      USB-sticks

Mag het toch iets anders zijn dan mappen? Zoekt u in dit digitale tijdperk een alternatief voor al dat papier? Dan is het interessant om de rapporten op USB-stick te zetten. Ook hier loont het de moeite om een groot aantal sticks in één keer te bestellen. De USB-sticks zijn net zoals de hierboven besproken mappen personaliseerbaar, u kan er dus uw logo op laten aanbrengen. Dit betekent ook dat ze niet per se voor rapporten gebruikt moeten worden. U zou elke leerling aan het begin van zijn schoolloopbaan een USB-stick kunnen geven die dan jarenlang kan meegaan en als algemeen communicatiemiddel met de ouders dient.

  

Heeft u beslist welk soort map u wil aankopen? Informeer u dan grondig bij de verschillende leveranciers. Vooral wanneer u bedrukte ringbanden of USB-sticks wil aankopen, moet u goed op de hoogte zijn van de voorwaarden (aantal drukproeven) en levertijd. Vraag zeker ook na of er een korting is voor grote volumes, zodat de mappen geen grote hap uit uw budget nemen. Vergeet tenslotte niet om extra ruimte te maken in uw kasten, zodat u de mappen kan opbergen totdat het volgende rapport eraan komt!

 

 

De met een * gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

Ik heb de Privacy verklaring gelezen.