Kantoorartikelen leverancier kiezen? 5 tips

Kies daarom een vaste leverancier i.p.v. wisselende aanbieders….

In plaats van steeds opnieuw kantoorartikelen te zoeken ben je beter af ineens een goede leverancier te kiezen. Eentje die betrouwbaar is, al je producten heeft en natuurlijk niet te duur is. Maar hoe doe je zoiets, een vaste leverancier kiezen?

In grote bedrijven bestaan daar beoordelingsprocessen voor. Maar in een bedrijf met 10-20 mensen is dat meestal niet zo vastgelegd. Veelal is het de secretaresse, de office manager of de baas zelf die de keuze maakt, op basis van buikgevoel of onduidelijke criteria.

Keuze van leverancier op basis van de prijs alleen i.p.v. meer factoren

Wat we meestal zien is dat de keuze vooral gemaakt wordt op basis van de prijs. De aankoopprijs, maar niet de totale prijs. Veel mensen vergeten echter, dat naast de prijs die op de factuur staat, er nog andere kosten zijn: het maken van de bestelling, het ontvangen, uitpakken en opbergen van de artikelen, het inboeken en betalen van de factuur… Deze kosten kunnen gemakkelijk oplopen tot hetzelfde bedrag als de factuurprijs. Hoe efficiënter dit hele proces verloopt, hoe lager de totale kost en hoe meer tijd je overhoudt om aan  je echte werk te besteden.

5 tips voor het kiezen van de juiste leverancier

Begin met het maken van een lijstje van de kantoorartikelen, die je iedere keer nodig hebt. Denk hierbij niet alleen aan A4 papier, toners en ordners, maar ook aan koffie, vaatwastabs of WC papier. Allemaal spullen die je regelmatig op kantoor nodig hebt.

Als je de lijst klaar hebt, liefst met de aantallen erbij, die je meestal bestelt, ga dan gewoon googlen om een 3-5 tal leveranciers te bekijken.

Tip 1

kijk naar de prijzen van een doorsnee bestelling en noteer deze in het lijstje. Sommige leveranciers geven kortingen bij grotere bestelaantallen, dus kijk daar ook naar of dat extra voordeel oplevert. Bekijk ook eens een paar aanvullende producten, zoals een verlengsnoer of een rekenmachine om te zien of de leveranciers daarmee niet heel duur zijn. Van het jaarlijkse budget gaat ca 50-70% naar steeds dezelfde artikelen, de rest is voor de aanvullende zaken. Sommige leveranciers spelen daarmee en vragen zeer hoge prijzen op deze aanvullende zaken om daarmee het verlies op andere artikelen te compenseren.

Tip 2

heb je alle artikelen snel en gemakkelijk kunnen vinden? Zet ze dan direct in je lijst met favorieten, zodat ze een volgende keer direct terug te vinden zijn. Is de site duidelijk en overzichtelijk? Worden er extra tips of uitleg gegeven? Dan krijgt die leverancier een plus. Iets niet gevonden? Dan een minpunt.

Tip 3

hoe snel kan de leverancier leveren? 1 werkdag of duurt het langer? Bekijk ook de beoordelingen door andere klanten, dat zegt vaak veel over de betrouwbaarheid van de leverancier. Kijk ook naar de betaalmogelijkheden? Alleen via ideal of creditcard? Of vooraf? Dan is betalen op factuur zeker een plus waard!

Tip 4

Let er op om te zien hoe gemakkelijk het is om opnieuw te bestellen. Is er een favorieten lijst of een besteloverzicht in het klantenprofiel? Dan is een volgende bestelling veel sneller en dus een plus, want 80% van de artikelen worden steeds opnieuw besteld en die wil je dan niet opnieuw moeten zoeken.

Tip 5

bel ook eens met de klantenservice, met een vraag over de levering of over een product. Word je goed en deskundig geholpen of ben je in een anoniem call center beland?

Geef voor ieder van deze vragen een beoordeling – die mag best subjectief zijn, want iedere klant voelt zaken anders aan – en kijk dan of er één of twee leveranciers duidelijk boven de rest uitsteken. Plaats bij deze eens een testbestelling van b.v. een doos A4 papier om te zien hoe alles verloopt.

 

Geef feedback aan je leverancier

Wellicht krijg je direct na de levering een emailtje met de vraag om de nieuwe leverancier te beoordelen. Werk hier aan mee, want het helpt andere klanten, maar ook de leverancier. Zelf lees ik alle beoordelingen, zowel de goede als de slechte. Soms blijkt het dat klanten een andere verwachtingen hebben dan wat we kunnen waarmaken, soms heeft het te maken met informatie die men niet gelezen heeft. Dat kunnen we als leverancier dan aanpassen.

Belangrijk is dat er communicatie is. Vanuit de leverancier, over producten en services, maar ook vanuit jou, als klant, om te vertellen wat er beter of anders kan. Het zou me niet verbazen, dat de nieuwe leverancier van kantoorartikelen de service graag voor je aanpast!

 

Extra tip: om extra te besparen kun je vaak beter eigen merk artikelen bestellen. Zo zijn onze Quantore artikelen20-30% goedkoper dan A-merk kantoorartikelen!

 

 

 

Deze blog is geschreven voor Oscar van Prixos

Na jaren bij Staples en Viking/Office Depot gewerkt te hebben, heb ik in 2009 Prixos opgericht, om zo u en andere ondernemingen dezelfde scherpe prijzen te bieden die anders alleen heel grote klanten kregen. Met een sterke product-gebruiker focus ben ik de kennisbron die de meeste vragen over kantoorbenodigdheden kan beantwoorden. Via deze blogs deel ik mijn kennis graag met u!

De met een * gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

Ik heb de Privacy verklaring gelezen.