Uw vergaderzaal inrichten: hoe begint u eraan?

Of u nu dagelijks, wekelijks of eerder sporadisch vergadert, u heeft zeker één of meerdere vergaderzalen ter beschikking. Wat mensen wel eens vergeten, is dat de fysieke ruimte rondom ons, in dit geval de meeting room, een grote invloed heeft op het werkproces. Hoog tijd dus om hier wat meer aandacht aan te besteden. De vergaderstijl en frequentie heeft u zelf in de hand; wat u nodig hebt voor uw vergaderruimte, ontdekt u hieronder.

Kies het juiste meubilair

Wanneer u aan een typische vergaderzaal denkt, stelt u zich waarschijnlijk een grote tafel met kabeldoorvoer en een tiental stoelen voor. Dit is inderdaad een logische optie, vooral wanneer u de keuze hebt uit meerdere vergaderzalen. Is er daarentegen maar één vergaderruimte binnen uw bedrijf, dan is het handiger om deze flexibel in te richten. Plaats een paar gewone tafels in een vierkant en u krijgt hetzelfde effect als wanneer u een grote tafel zet, met als voornaamste verschil dat u de tafels aan de kant kan schuiven naargelang het aantal deelnemers en de precieze vergaderactiviteiten.

 

Wat die stoelen betreft, raad ik u aan geen gewone “keukenstoelen” voor uw vergaderingen te gebruiken. Kies voor de zogenaamde bezoekers- of vergaderstoelen: deze hebben vaak een ademende, verende leuning en zacht zitoppervlak. Wie comfortabel zit, zal minder gehaast zijn om de vergadering snel te verlaten. Er bestaan zowel iets duurdere stoelen, in bijvoorbeeld een lederen uitvoering, als budgetvriendelijke modellen. 

Geen echt meubelstuk, maar een populair én handig accessoire voor de vergaderzaal, is het whiteboard of de flipover. De meeting room wordt immers niet alleen gebruikt om de stand van zaken te bespreken en om knopen door te hakken, maar ook voor brainstormingsessies en presentaties. Geef uw ideeën creatief vorm door ze op een whiteboard te noteren. Ook hier speelt flexibiliteit een rol: een whiteboard wordt vaak aan de muur bevestigd, terwijl u de flipover eender waar kan neerzetten. Zorg er gelijk voor dat u altijd voldoende stiften, papier en bordenwissers op voorraad hebt. En berg dit schrijfgerei, samen met extra flipoverpapier en kantoorpapier, in de vergaderruimte zelf op. Zo heeft u altijd alle toebehoren binnen handbereik en vermijdt u dat er markers en papier blijven slingeren. Plaats dus een (kleine) kast in de meeting room waarin u niet alleen extra pennen en papier kwijt kan, maar ook glazen en koppen voor de drankjes. 

Voorzie de nodige toestellen

Een eerste toestel dat tegenwoordig onmisbaar is in elke vergaderruimte, is een projector of beamer. Vooral wanneer u met een vrij grote groep mensen vergadert, komt dit apparaat van pas. Bedenk even of u de projector aan het plafond wil bevestigen of los op een tafel wil zetten. In het eerste geval is de projector meteen gebruiksklaar, maar anderzijds kan u hem niet verplaatsen. Wil u de projector veilig opbergen? Opteer dan voor een afsluitbare kast of safe, liefst in het lokaal zelf, zodat u de projector niet telkens elders moet gaan halen.

Een vergadering zonder koffie: vindt u het ook zo’n onwaarschijnlijk en vreselijk idee? Bij een meeting horen koffie of thee, daar kan geen twijfel over bestaan. Als u er de ruimte voor hebt, kan u de koffiemachine of waterkoker meteen in de vergaderzaal plaatsen. Zo voorkomt u dat mensen steeds naar de keuken of kantine moeten om hun kopje bij te vullen. Ook frisdranken en water krijgen hun plaatsje in de vergaderruimte zelf, wanneer u er een kleine koelkast voorziet. Gaat u voor een volledige make-over van uw meeting room? Overweeg dan om een koelkast te laten inbouwen. Zo kan u altijd een fris glaasje water of sap aanbieden en zit de koelkast mooi verborgen achter de kastdeuren.

Denk ook aan …

de aanvoer van frisse lucht.

Een vergaderzaal met ramen die u kan openen, da’s natuurlijk het meest vanzelfsprekend, maar vooral in grote bedrijven is dit niet altijd mogelijk. Een efficiënt ventilatiesysteem is hier dan ook onontbeerlijk. Probeer tussen de vergaderingen door de deur steeds open te houden voor extra luchtcirculatie. Nadeel is dan weer dat open deuren een onweerstaanbare aantrekkingskracht uitoefenen op onbevoegde personen; berg dus na elke vergadering alle spullen netjes op.

voldoende stopcontacten.

Laptops, mobieltjes die moeten opladen, een beamer: het aantal elektrische toestellen in de vergaderruimte is de laatste jaren aanzienlijk toegenomen. Zorg voor voldoende stopcontacten in de muur en in de vloer, centraal in de ruimte, zodat iedereen verzekerd is van toegang tot het elektriciteitsnet. Beter te veel dan te weinig!

het stimuleren van creativiteit.

Werk met kleur, zoals een fel geschilderde muur of post-its. Verander eens van houding en vergader staand of zittend op de grond. Laat mensen met verschillende functies samenwerken en combineer hun talenten. Er zijn talloze manieren om tijdens het vergaderen de creativiteit op te wekken. Wissel af tussen de diverse methodes en u ontdekt snel welke vergaderwijze het beste bij u past!

 

 

Na het lezen van deze blog vindt u misschien dat uw vergaderzaal aan een opfrissing toe is. Bekijk de ruimte kritisch, vraag de mening van uw collega’s en medewerkers, of hou een brainstorming om te zien wat met uw middelen mogelijk is. U zal het meteen merken: een professionele en aangename vergaderruimte vormt de aanzet tot dynamische en efficiënte meetings!

De met een * gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

Ik heb de Privacy verklaring gelezen.