Wuif het voorbije jaar uit en verwelkom 2019 … met ordners!

Ordners archiveren van het voorbije jaar

Er zijn twee manieren om uw ordners te archiveren: ofwel stopt u het volledige pakket, dus map en inhoud, in een archiefdoos, ofwel haalt u de inhoud uit de ordner zodat u deze opnieuw kunt gebruiken. De eerste methode gaat iets sneller, maar vraagt natuurlijk meer ruimte en betekent dat u uw voorraad ordnermappen voortdurend moet aanvullen.

De tweede methode, de inhoud uit elke map halen en archiveren, is minder omslachtig dan ze klinkt. Toch als u gebruik maakt van een hulpmiddel als de Jalemaclip.

Dankzij de Jalemaclip haalt u al uw documenten in één keer uit de ordner, blijven de blaadjes in de juiste volgorde zitten en kunnen ze niet kreuken of scheuren. Hoe het werkt? U haalt het slangetje van de clip door de perforatiegaten en tilt zo de volledige bundel uit de map. Zodra u de clip sluit, zit de bundel goed vast en kan u het pakket zo in de archiefdoos stoppen. Tegelijk kan u er nog makkelijk door bladeren of uit kopiëren.

 

Zodra al uw documenten op deze manier gearchiveerd zijn, heeft u een heel aantal lege ordners beschikbaar die u weer kan gebruiken voor volgend jaar.

 

Ordners voorbereiden voor het volgende jaar 

Heeft u nog ordners van de voorbije jaren die in goede staat zijn? Dan hoeft u alleen maar de rugetiketten te vervangen: de simpelste en goedkoopste oplossing! Let bij het bestellen wel op de afmetingen van de etiketten (smal of breed) en hoe u ze aanbrengt: de dikke papieren etiketten, die schuift u zo in de insteekhoes, maar er bestaan eveneens zelfklevende etiketten. Natuurlijk is ook hier alleen de eerste soort herbruikbaar: u vervangt gewoon elk jaar het etiket in de insteekhoes en kan uw ordners jarenlang telkens opnieuw gebruiken. Bedrukte etiketten geven altijd een professionelere indruk dan de beschreven versies. Avery en Herma hebben in hun assortiment diverse etiketten die compatibel zijn met al uw printapparatuur; extra handig wanneer u een groot aantal etiketten nodig heeft.

Ordners bestellen 

Moet u toch een reeks nieuwe ordners voorzien? Dan bestelt u deze best al enkele weken of maanden op voorhand, zodat u voldoende tijd heeft om ook de rugetiketten en tabbladen in orde te brengen.

Ordners bestaan er in alle kleuren en afmetingen. Het populairste formaat is natuurlijk A4, maar ook A3 en A5 ordners zijn overal verkrijgbaar. Wat de kleur betreft, gaat het assortiment van grijs gemarmerd over blauw tot grijs en rood. Mijn tip? Kies niet zomaar een kleur, maar maak er functioneel gebruik van, zodat u in een oogopslag de juiste ordner terugvindt. Kies bijvoorbeeld één kleur per jaar, per kwartaal, per topic, … en u brengt meteen al een zichtbare indeling aan. Naargelang waar u de mappen zet, in een open of gesloten kast, speelt let u er best ook op hoe de ordners in uw kantoor passen.

 

Is een gewone kast geen optie omdat de ordner vertrouwelijke documenten bevat? Dan is een kast met sleutel, of zelfs een brandwerende kluis, een interessante optie. Controleer bij de aankoop van dit type kasten of u de legplanken in de hoogte kan verstellen, zodat u geen ruimte verliest en uw ordnermappen er perfect in passen.

 

Zoals voor alle kantoorartikelen heeft u ook voor ordners de keuze tussen A-merken en budget- of huismerken. A-merken zoals Leitz, Esselte, Elba en Smart kunnen bogen op een jarenlange traditie en staan garant voor kwaliteit en duurzaamheid. De laatste jaren hebben echter ook de huismerken hun assortiment uitgebreid en hun producten sterk verbeterd. Zo zijn de ordners van Esselte en Quantore amper nog van elkaar te onderscheiden: beide beschikken over een stevig hefboommechanisme en kunnen tegen een stootje. Het verschil zit ‘m natuurlijk in de prijs …

 

Gebruikt u al jaren ordners van een A-merk? Dan rekent u best eens uit hoeveel u zou besparen door op een huismerk over te stappen. Het loont zeker de moeite eens zo’n huismerk te proberen, de reacties van uw medewerkers te verzamelen en pas het daaropvolgende jaar uw definitieve beslissing te nemen. Alle leveranciers van kantoorartikelen hebben zowel A-merken als huismerken in hun assortiment; u hoeft dus niet eens van leverancier te veranderen. Twijfelt u toch nog? Neem dan even contact op met de klantenservice van uw vertrouwde leverancier. De productspecialisten zullen u objectief, uitgebreid en met plezier de verschillen tussen de diverse merken uit de doeken doen.

 

 

De met een * gemarkeerde velden zijn verplichte velden.

Ik heb de Privacy verklaring gelezen.